Il nuovo sistema Multi-Canale

Fra gli scopi principali di un sistema di gestione del workflow, vi è quello di monitorare, il più fedelmente possibile, tutti gli eventi che hanno caratterizzato il procedimento nel proprio svolgimento. L’automazione è l’aspetto più importante per poter perseguire tale obiettivo, unitamente all’espletamento di attività burocratiche, quali la produzione di documenti e corrispondenza inerenti al procedimento stesso, realizzati in modo contestuale. Così come avviene per le comunicazioni attraverso documenti, anche quelle di tipo verbale possono usufruire di un supporto automatizzato per l’identificazione dell’interlocutore, la conseguente consultazione dei procedimenti in essere, nonché la diffusione, controllata, delle informazioni richieste. Per la parte dei soggetti esterni, ciò consiste nel derivare, il più puntualmente possibile, le proprie comunicazioni telefoniche verso la struttura che sia effettivamente competente per la propria istanza, oltre alla possibilità di essere raggiunto tempestivamente da messaggi informativi pertinenti alle richieste avanzate.

Il sistema XArc/MVS consente di controllare, ovvero “pilotare” le comunicazioni di tutte le strutture dell’Ente desiderate. XArc/MVS si connette a qualsiasi tipo di linea di comunicazione, da quella analogica sino ad arrivare ai più importanti flussi primari digitali, attraverso il dispositivo ACME NetVox (tecnologia VOIP). Questo sistema ha la possibilità di essere collegato a strutture di comunicazione esistenti (centralini analogici, digitali o computerizzati), divenendone parte integrante, oppure in modo stand-alone, ovvero quale unico front-end di comunicazione. Ogni dispositivo (telefono, fax, computer, …. ) collegato fisicamente o logicamente, attraverso indirizzo IP, diviene parte integrante del sistema, alla stessa stregua di un “interno” di una rete tradizionale. Ne deriva, perciò, che la posizione logistica dei dispositivi digitali, siano essi telefoni o computer, è puramente virtuale.

In altre parole, una persona classificata e riconosciuta dal sistema tramite autenticazione, può usufruire di tutte le funzionalità disponibili, indipendentemente dal luogo in cui si trova, sia nel proprio ufficio, sia nella propria abitazione, sia …… in ferie alla Mauritius. In ogni caso, la persona sarà raggiungibile al proprio “interno”, ... ovviamente dopo aver palesato la propria disponibilità.

Le applicazioni derivate dall’adozione di tale sistema sono pressoché illimitate, ovvero l’unica limitazione consiste nella fantasia organizzativa dell’Ente. Nel campo della gestione del workflow, le principali applicazioni consistono nel creare quanti più automatismi rispetto alle attività da svolgere, nonché a supporto del front-office nelle attività di comunicazione.